Platformă pentru un program educațional derulat în peste 800 de școli

Problema: un program mare devine repede de negestionat

Un program educațional național înseamnă, concret: sute de unități de învățământ din județe diferite, materiale care trebuie livrate la fiecare, formatori care se deplasează, sesiuni de instruire care trebuie documentate și un finanțator care cere periodic situația exactă.

La zece școli, un fișier Excel e suficient. La peste opt sute, fișierul devine sursa problemei: nu știi ce s-a livrat și ce s-a returnat, două persoane completează simultan versiuni diferite, iar estimarea pentru următoarea tranșă e o ghiceală.

Ce am construit

O platformă care ține tot programul într-un singur loc, organizată pe an școlar:

• nomenclatorul complet al unităților de învățământ, cu județ, localitate, regiune și număr de preșcolari, importabil în masă;
• evidența distribuțiilor de materiale educaționale, cu dată, cantitate și trasabilitate pe fiecare unitate;
• urmărirea retururilor, ca să se știe exact ce a rămas în teren și ce s-a întors;
• evidența educatorilor formați și a aplicațiilor depuse de aceștia;
• sesiunile de instruire pentru părinți, cu participanți unici numărați corect, nu de mai multe ori;
• un modul de estimare a distribuțiilor viitoare, bazat pe datele reale din teren;
• opis GDPR, pentru evidența documentelor de prelucrare a datelor.

Detaliul care contează: participanți unici

Într-un program cu sesiuni repetate, aceeași persoană participă de mai multe ori. Dacă numeri participările, raportezi un număr umflat; dacă numeri persoanele, ai nevoie ca sistemul să știe cine s-a mai înscris.

Platforma face distincția automat. Pare un amănunt, dar e exact genul de lucru care, la o verificare a finanțatorului, face diferența între un raport corect și o problemă.

Raportare și continuitate

Datele se filtrează pe an școlar, iar raportul de activitate se exportă direct. Când programul continuă în anul următor, istoricul rămâne — se vede evoluția, nu doar situația curentă.

Pentru un program finanțat, continuitatea datelor între ani e ceea ce permite să demonstrezi impactul, nu doar activitatea.

Pentru cine are sens

Modelul se potrivește oricărui program derulat în multe locații, cu materiale de distribuit și raportare periodică: programe educaționale, sociale, de sănătate publică, campanii de informare, distribuții finanțate din fonduri europene.

Dacă gestionezi un astfel de program și încă folosești fișiere partajate, descrie-ne situația — îți spunem în 24h ce s-ar putea automatiza și de unde merită început.